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同曦一卡通储值卡管理流程

第一部分:流程说明

一、目的

为规范同曦一卡通储值卡的管理,确保储值卡的正常使用,特制定本流程。

二、适用范围

同曦集团(同曦假日百货、同曦万尚商城、同曦汇川文化、各受理卡商户)及售卡点。

三、储值卡面值

储值卡面值分常规面值卡与特殊面值卡:

1、常规面值卡分为:500元、800元、1000元三种;

2、特殊面值卡:根据客户的需求定制,要求单张储值卡面额不低于500元,不高于1000元。对于购买总额大的客户,可采取灵活方式。

四、涉及部门的主要职责

同曦集团财务部:负责同曦一卡通储值卡(空白卡)的申领、保管及发放的工作,负责监督下属公司储值卡的办理、销售、收款、销毁等相关事宜。

同曦集团广告宣传部:负责指导公司储值卡的宣传推广工作,包括宣传方案的制订及相关工作。

同曦集团活动推广客服部:维护储值卡顾客,并安排相关人员协助各售卡点及时完成储值卡销售工作。

各商业负责人:负责指导检查操作人员对公司储值卡的日常申领和保管,协助储值卡的日常销售,协助复核门店各售卡点对公司储值卡在日常使用中出现的异常情况的处理。

各子公司财务部:负责指导检查各售卡点操作人员对公司储值卡的日常申领和保管,协助各售卡点储值卡的日常销售,根据销售款项缴存情况逐笔复核确认,负责储值卡的入帐处理。

各售卡点:各售卡点的操作人员(隶属于财务部)负责在客服中心开展公司储值卡的保管与销售工作,协助处理公司储值卡在日常使用中出现的异常情况,及时办理储值卡销售款项的存缴和其他支付手段的完善。

五、同曦一卡通储值卡销售网点

1、团购一卡通销售中心

2、同曦房产销售中心

3、假日百货五楼服务中心

4、万尚商城四楼服务中心

5、汇川文化一楼大厅

第二部分:流程描述

一、储值卡售前管理

储值卡:是公司发售的一种可在各指定下属公司购买商品的购物凭证,具有现金的特征。顾客可以选择现金、支票、银行卡、银联转账等支付方式购买公司储值卡。

1.1各公司财务部每月统计储值卡余量,报公司活动推广客服部。

1.2同曦集团财务部根据活动推广客服部上报的储值卡需求计划表统一申请订购储值卡,并负责空白储值卡的发放与保管工作。

1.3各公司财务部凭储值卡领用单至同曦集团财务部领用储值卡。

1.4各公司财务部需及时进行写卡,写卡时应注意核对卡面卡号与写卡文件卡号是否一致。写卡完成后需对写卡结果进行验证,确保写卡结果无误。

1.5各公司财务部对写卡完成的储值卡需妥善保管。

二、储值卡销售管理

2.1储值卡的销售过程,共分为收款、制单、发卡、开票、入账五个步骤。一般情况下,前四个步骤由售卡点操作员单独操作,入账则由各公司财务根据实际情况操作。在储值卡销售高峰期,各公司应安排相关人员协助售卡点操作人员完成相关工作。

2.2收款操作流程:首先由顾客在“购卡登记表”上填写购卡需求,收款人根据登记收取顾客相应金额的现金或支票,或通过刷卡从顾客提供银行卡中扣取对应金额。

2.3制单操作流程:制单人根据顾客在“购卡登记表”上填写要求,将购卡金额、卡种、面额、张数、支付方式等录入售卡系统。

2.4系统中制作好以后,再次核对卡号与金额,核对无误后,在储值卡登记表中登记卡号、金额及支付方式,由顾客签字确认,并留下联系方式。

2.5开票操作流程:发卡后,可根据顾客需要按实收金额开据普通发票,除遵循发票填写规定外,发票内容方面还需要注意:商品明细只限填写公司经营的商品,但不包括家用电器,农副产品、办公用品等商品。

2.6入账操作流程:每日售卡结束后,现金办人员对当天所售储值卡的收款情况,与系统中进行核对,并清点钱款。具体操作流程如下:

2.6.1每日储值卡销售结束后,售卡点操作员应及时清点实收现金、刷卡单、支票等,并将结果提报给各公司现金办人员。

2.6.2各公司现金办人员根据售卡系统中当日售卡明细核对收款金额,核对无误后上交各公司财务。

2.6.3以支票或银行票据购买的售卡单,各公司财务确认款项到帐后,通知售卡点人员售卡。

2.6.4以其他支付方式售卡的,由各公司财务填写购卡登记表,相关人员签字后,由售卡点进行售卡操作。

2.7当天储值卡销售工作完成后,各公司现金办人员对所收款项及时打包,专用于存放营业款的保险柜中,次日连同储值卡登记表上交财务,出纳核对完毕后,签字确认。入帐时间由财务部统一安排。

2.8现金、银行卡购买的储值卡当天即可使用,支票购买的储值卡需待款到帐后方可使用。

三、储值卡售后管理

3.1储值卡售出,主要后续包括业务换卡、冻结/解冻结、挂失/解挂失、回收、卡内余额修补以及退卡。

3.2换卡,是指对已售出的储值卡,根据持有人的要求,进行组合或拆分成新的储值卡的操作。具体的要求如下:

3.2.1换卡的对象,主要是指已售出,并且已入账,但没有进行消费的储值卡,还包括挂失到期的储值卡。换卡由售卡点操作人员办理。

3.2.2进行换卡前,需先核对卡面的号码,卡面金额是否和系统记录一致,并检查卡是否处于正常状态。

3.2.3进行换卡操作时,需收取相应的工本费(1元/张),以换出的新储值卡数量计算。

3.2.4换卡需收回旧储值卡,并剪角作废,未收回旧储值卡,由相关人员全额赔偿。操作结束后按照新旧卡号登记并由顾客签字确认。

3.3冻结,是指对已售出并已入账的储值卡,因入账错误或其他异常情况,由售卡点工作人员采取的应急措施,确保相关储值卡暂时无法进行消费,从而为避免各方损失。待异常情况消除后,再对相关储值卡进行解冻结,储值卡便可继续消费。

3.3.1冻结的对象,主要是已售出并已入账的储值卡。需采取冻结措施的主要原因有:存款金额错误,发卡错误等。

3.3.2冻结操作,需由财务部电脑科操作。

3.3.3在相关异常原因消除之后,及时通知财务部电脑科解冻。

3.4挂失,主要是指因为持卡人不慎遗失、被抢、被盗等原因,由持卡人主动向各售卡点工作人员提出对相应的储值卡采取的应急措施,以减少持卡人的损失。主要分为一般挂失和严重挂失。其中严重挂失,主要是针对持卡人被抢和被盗的情况,要求持卡人除提供身份证明外,还需要提供公安机关的报案证明和报案回执。

3.4.1当顾客请求挂失时,受理人员应首先要求顾客说明明挂失原因,提供准确卡号和余额、并出示本人的有效身份证或单位证明,附上身份证复印件或单位证明复印件,相关联系方式。如属于严重挂失,还须要求顾客出示相关报案证明和报案回执。

3.4.2挂失需顾客提供挂失申请,售卡点操作员受理后,交由财务部电脑科操作。

3.4.3对于顾客挂失时不能取得有效证明的,受理人应要求顾客在第二天(节假日顺延)补齐上述有效证明。否则告知顾客将对此卡将在系统中自动解挂,后果由顾客自负。

3.4.4如顾客找到或他人交回卡,受理挂失的门店需通知挂失人凭个人有效身份证明前来门店办理解挂失手续。

3.4.5各售卡点操作员审核顾客解挂失资料后,审核无误后由电脑科予以恢复。

3.4.6如顾客所挂失的卡自挂失之日起一个月之后仍无着落的,门店须先按照规定进行挂失卡解挂后,在换卡模块中给顾客换一张等额新卡,具体按“换卡”程序操作。

3.5回收,是指当储值卡内余额等于或小于一元时,应回收该储值卡并将卡内余额清理。

3.5.1收银员在收银时,发现储值卡消费完毕卡内余额等于或小于一元时,应按收银流程,主动提示顾客回收储值卡事宜,待顾客确认后,收回储值卡。如顾客执意要求保留,需提示顾客务必在一个月内消费完毕。

3.5.2收银员在收银结束后,将回收的储值卡正面右下角剪角交现金办汇总后。

3.6卡磁条加磁,是指顾客在持卡消费时,因储值卡磁条无磁无法进行消费时,各售卡点操作员应及时给予对应储值卡进行加磁,具体操作可参看写卡操作流程。

3.7卡内余额修补,是指当顾客在持卡进行销售时出现多扣卡内金额的情况,由收银科说明情况,经财务经理确认,由售卡点操作人员经予补款。

3.8退卡,一般情况下,储值卡一经售出,不论是否进行了消费,都不得办理退卡事宜。如有特殊情况,需经财务经理同意后,方能办理。

四、同曦一卡通储值卡发票开具

1、发票项目内容可按照提供发票的公司内所经营的任意商品开具,特例商品除外,详见各办理地点。

2、发票开具金额按照实买实开原则。

3、持现金、银联卡购买储值卡当日即可开具发票;支票、银行转账方式购买储值卡需等财务部核收后方可开具发票。

4、持储值卡消费,恕不再开具商品发票。

五、同曦一卡通储值卡销售核算流程

1、同曦一卡通储值卡销售核算工作由商场财务部完成。

2、活动推广客服部每季度结束后,将同曦一卡通储值卡销售登记表送商场财务部审核,签字确认。

六、储值卡使用注意事项

1、持储值卡购物可享受会员卡的办理,参加商场内所有活动,直接支付停车费等相应配套服务。

2、请在储值卡到期日之前使用该卡,过期将按照商场规定办理延期。