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招标管理规定

第一章  目的和任务

第一条  为规范公司招投标活动及合同签订工作,建立健全公司招投标体系,最大限度地维护公司利益,特制定本规定。

第二章  招标主办机构

第一条  招标机构分工

1、组长:招标办负责人

2、牵头组织部门:招标办

3、提起及执行部门:项目部或拟招标部门

4、秘书:招标办主办人员、拟招标单位(部门)文员

第三章  招标具体程序

第一条  常规招标工作

(一)招标技术参数的审核

1、凡是拟开工的工程或拟采购的材料、设备,金额在五万元以上、零星装饰工程面积在150㎡以上或金额在五万元以下但较复杂,需进行招标工作的应由拟招标单位/部门(如项目部)于每月15日前提起下一月度招标计划,并在申请招标前填写技术咨询单,对招标文件的技术参数进行咨询。技术咨询单应由拟招标单位/部门填写基本情况、咨询内容、咨询时限后交工程管理中心技术部、管理部填写技术意见。常规情况应在二天内完成,特殊情况或技术要求复杂的,按实际情况确定节点时间。拟招标单位/部门汇总技术意见后填写招标申请单。

2、技术意见出现分歧的,工程管理中心及其分管领导可指定专业单位(部门)或个人对技术参数和要求进行复核,复核应在三日内确定完毕,如相关责任部门不能在规定的时间内确认或出现较大技术争议、无法确认技术方案的,工程管理中心应及时召开技术讨论会共同讨论,技术讨论会由工程管理中心、招标办及拟招标部门等参与。必要时可请设计院或其他专业机构参加,共同研究解决。

3、招标技术参数以工程管理中心技术部为权威意见,拟招标部门或招标办对工程管理中心技术部意见有异议,或认为工程管理中心技术部确认的意见有疏漏或不合理的,可书面提请常务副总裁或总裁召开技术协调会议。因技术方案不确定造成招标延迟或给公司造成损失的,工程管理中心技术部承担直接责任。

(二)招标的提起

1、技术参数审核确定后,拟招标单位/部门可于每月25日前提起下一月度招标工作,并填写招标申请单,招标申请单应写明招标项目名称、项目地点、招标范围、招标用途、技术参数和要求(包括品名、规格、型号、数量明细等)、投标单位资质要求、时间要求等报招标办。

2、凡是拟开工的工程或拟采购的材料、设备需进行招标工作的,拟招标项目价值在5万元至100万元的,招标申请单应提前一个月汇总上报,拟招标项目价值在100万元以上的,招标申请单应提前两个月汇总上报;拟招标项目价值在800万元以上的,招标申请单应提前三个月汇总上报。未按要求时间上报的招标申请,责任由拟招标部门承担。

3、招标办与配合部门各司其职,在规定的时限内完成招标相关工作,出现异常情况的,招标办应及时汇报总裁。

(三)合同权威要素的确定和商务标底或工程清单的编制

1、拟招标部门提交法务部、审计督查中心明确计价方式、付款方式等合同主要要素,同时提交其他相关部门明确合同其他要素,相关部门对合同主要要素的意见应交招标办汇总,招标办将论证结果报招标办分管领导,经确认的合同要素为合同权威要素(作为招标文件编制的主要依据之一)法务部及相关部门在确定合同权威要素时,应结合以往签订类似合同的经验及公司风险的把控。

2、除特事特办程序外,编制商务标底或工程量清单应由审计督查中心负责。审计督查中心在收到招标办商务标底或工程清单编制要求后,应明确标底或清单编制的责任人,并结合招标项目的工作量明确完成时间及确保相关工作的质量。如工作量较大不能按时完成的,或受技术力量所限不能完成的,可选聘外单位进行编制。

3、如审计督查中心对技术标准有疑义的,招标办应责令项目部或拟招标部门及工程管理中心技术部在审计督查中心要求的时限内对技术标准进行释疑。

(四)招投标工作

1、招标办应根据具体日程安排,向公司各相关部门发放或发布推荐投标单位书,相关部门亦可根据招标具体要求推荐投标单位,推荐投标单位可通过公司内部推荐、网络平台搜寻、投标单位自荐等方式产生,但每种方式所产生的投标单位数量不得超过总投标单位的50%;各单位(部门)在推荐时,需详细说明推荐的理由及被推荐单位的相关情况。

2、招标办应对各投标单位进行资格审查工作。资格审查主要从以下几个方面入手:合法性审核、资质审核、业绩审核、有无良好合作历史、企业综合实力、其它相关方面。重大项目的招标,还应调查拟合作对象的商业信誉和履约能力。审查完毕填写拟投标单位资质审查表,并推荐作为拟投标单位。

3、招标办应会同相关配合参与部门分别约谈满足投标资质的单位,招标办将技术要求、报价清单、合同权威要素等编制成招标文件交投标单位,要求投标单位在规定的时间内将投标报价文件密封递交(投标报价文件中的投标书及报价书需手写)。原则上投标书及报价书不得涂改,经涂改的投标报价文件视为废标处理。

(五)评定标工作

1、招标办受理投标报价完毕后,可与三个以上部门共同当场拆封各投标单位报价,若投标单位能满足合同权威要素且投标报价基本符合公司确定的标底,则可召开招标协调会,筛选确定合理最低价单位为拟中标单位,填写拟中标单位建议表。招标协调会由拟招标部门、工程管理中心、评标部门(分为技术评标与商务评标)共同参与。若投标单位不能满足合同权威要素的,或招标办发现有明显错误及不足的,招标办应立即召开招标协调会,在招标协调会上提出问题,并交相关部门(提起部门或技术部门)进行技术要素比较,填写技术要素比较表,交相关部门(审计督查中心或采购部门)进行商务要素比较,填写商务偏离表。

2、相关职能部门参与评定标的应提出明确或建设性意见。主办人员对会议情况进行记录并形成会议纪要,由参谈人员共同签字确认作为合同签订依据,填写拟中标建议表并上报集团公司行政中心。

拟中标建议表经总裁批复后,由招标办存档。拟招标部门根据拟中标建议表及经评定标的相关会议内容,按照公司格式版本草拟相关合同,并送相关职能部门进行合同评审,满足公司制度要求及完善相关程序。

3、如相关职能部门、拟招标部门和主办分管领导定标意见不一致的,则各自填写拟中标建议表说明各自推荐理由,由招标办召开招标协调会,明确分歧原因,并进行二次沟通,如各部门定标意见仍不一致的,应上报集团公司行政中心,由常务副总裁、总裁最终裁定中标单位。

4、招标如不能一次定标,因技术参数或商务参数不能形成一致意见,需与投标单位进行洽谈的,应由三个以上部门会同洽谈,其中招标办、拟招标部门为必须参谈部门。涉及技术参数的,工程管理中心技术部需参谈。涉及商务条款的,法务、审计部门需参谈。参谈后能形成一致意见定标的,报招标办形成会议决定定标。如参谈结果不能定标的,应及时报总裁尽快寻找适合的中标人。

(五)归档

1、招标办应按月整理招标情况,填写招投标情况一览表,进行相关文字说明,注明进展情况、存在问题、是否按照计划开展;

2、主办部门应跟进本月提报招标工作完成情况,并就存在问题书面上报总裁办;

第二条  议标特事特办程序

1、凡是拟招标的项目或拟采购的材料、设备属情况紧急,需立即处理的,或拟招标的项目或拟采购的材料、设备金额在五万元以下、零星装饰工程面积在150㎡以下,且较为简单的,由拟招标单位/部门提起,经分管的管委会领导、招标办领导、总裁签批,可进入特事特办程序。特事特办程序无须提前申报,可即时填写招标申请单报招标办,由招标办以工作联系单形式指定责任部门(人)(例如:工程建设类项目应指定工程管理中心牵头负责)、明确配合参与部门进行会办,加急确定合同权威要素。

2、拟招标部门根据招标具体要求和合同权威要素要求,可采取议标、核价或比价的形式确定中标单位。拟招标部门在办理过程中应注意保证特事特办的效率,保证在规定的时间内完成工作任务,紧急项目需在24小时内完成,如不能在规定时间内完成或无法完成的,应主动与招标办沟通,必要时可报请总裁特批。

3、相关配合部门应根据工作联系单要求积极配合拟招标部门(人)工作,招标办应及时协调招标中出现的问题,保证工作任务按计划完成。

4、议标或核价完成后,相关配合部门、招标办填写拟中标单位建议表,建议中标单位,主办分管领导、招标办领导应签署意见,报总裁最终签批。

5、主办部门应及时做好特办招标情况整理,并进行相关文字说明,推进特办招标完成。

第四章   其他规定

1、凡招标没有对口执行部门或者招标有对口执行部门,但对口执行部门不能独立承办的,由招标办负责招投标工作。

2、编制标底或清单时,主材价格由采购部核价确定;辅材价格以信息指导价下浮10%为主要参考依据;信息指导价没有的,由招标办与采购部会同设定拟定价。

3、标的额大的或者拟招标部门认为需考察的项目,拟招标部门应在提出招标申请单前推进相关准备工作,避免影响招投标工作效率。

4、招标过程中,投标单位提出需要进行技术答疑的,拟招标部门和工程管理中心技术部应在收到答疑任务2日内完成,并确保答疑内容及时、准确、可行,避免反复,杜绝出现二次答疑现象。

5、相关配合部门在收到评标任务时,常规评标中的技术标应在2日内完成,商务标应在5日内完成;特殊评标中的技术标应在1日内完成,商务标应在3日内完成。有特殊情况的各相关部门应及时沟通反馈,避免工作延误。

第五章  责任追究

1、审计督查中心按月对招标全过程进行审计、调查,对发现存在违规操作或损害公司利益行为的,及时提出调查处理意见移交人力资源部。

2、人力资源部将依据公司责任追究等规章制度提出追究相关责任人的经济责任的意见上报总裁审批,并视情节轻重同时给予相应纪律处分直至解聘或开除,构成犯罪的,公司将提起法律诉讼。

附件1:技术咨询单

附件2:招标申请单

附件3:推荐投标单位书

附件4:拟投标单位资质审查表

附件5:技术要素比较表

附件6:商务偏离表

附件7:招投标单位一览表

附件8:拟中标单位建议表、拟中标单位建议表(选填)

 

 

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行政中心

二零一七年三月八日